Installation:
So gehts los: Als Erstes musst du dir das Rechnungsexpress Add-On aus dem Google Workplace Marketplace installieren. Dazu öffnest du aus dem Menü aus dem Wir starten in einem leeren Google Sheet in deinem Google Drive. Im Menü von Google Sheets solltest du einen Menüpunkt Erweiterungen und darunter einen Menüpunkt Rechnungsexpress sehen. In diesem Menü findest du einen Menüpunkt “E-Rechnungsvorlage initialisieren”.
Den klickst du an und schon legen wir die benötigten Reiter und Felder gleich mit ein paar, hoffentlich hilfreichen Beispieldaten an.
Jetzt solltest du folgende Reiter sehen:
Verkäufer:
Ein Reiter ganz für Dich. ;-) Hier erfasst du die Anschriften des Verkäufers und die jeweilige Bankverbindung. Bei den meisten ist hier vermutlich nur ein Verkäufer erfasst, falls Ihr mehrere seid oder unterschiedliche Bankverbindungen für verschiedene Projekte habt, kannst du hier mehrere erfassen.
Kunden:
Überraschung! Hier erfasst du alle Angaben zu deinen Kunden. Z.B. die Rechnungsanschrift oder den Text für das Anschreiben.
Verträge:
Hier werden alle Verträge für einen Kunden erfasst. Solltest du einen Vertrag über mehrere Positionen mit unterschiedlicher Einheit und/oder Mehrwertsteuersätzen haben, musst du hier jeweils einen extra Vertrag anlegen.
Rechnungen:
Hier erfasst du deine Rechnungspositionen. Alle Spalten mit einer orangenen Überschrift sind Pflichtfelder und müssen für eine valide E-Rechnung angegeben werden. In der Spalte Verträge kannst du die Verträge auswählen, die du vorher im Reiter “Verträge” erfasst hast.
Wenn du die Beispieldaten mit deinen eigenen Daten ersetzen oder löschen möchtest, solltest du nur die Spalten A, B, L und N löschen. Alle anderen Spalten sind mit Formeln vorbelegt, die du nicht unbedingt löschen willst.
Rechnungsvorlage
Theoretisch könntest du jetzt schon eine Rechnung erstellen, aber du möchtest sicher vorher das Layout der Vorlage anpassen. Die Vorlage findest du aktuell noch in einem Ordner “resources” auf der Ebene, auf der auch das Google Sheet mit dieser Anleitung liegt. Darunter findest du ein Dokument mit dem Namen RE-Vorlage.
Hier kannst du dich nach Belieben austoben und im Grunde alles anpassen. Du kannst alle Spalten aus allen Reitern als Platzhalter in der Vorlage benutzen. Die Syntax ist dabei immer zwei geschweifte Klammern + Reitername + . + Spaltenüberschrift.
Sieht am Ende dann z.B. so aus:
Zwei Besonderheiten ergeben sich dadurch, dass du eine Rechnung für mehrere Positionen erstellen kannst. Dazu haben wir einen besonderen Platzhalter für den Reiter Rechnung eingeführt, der wie folgt aussieht: {{Rechnungen[].Position}}.
Das funktioniert mit allen Spalten aus dem Reiter Rechnung und folgt bis auf die zusätzlichen eckigen Klammern den gleichen Regeln wie die “normalen” Platzhalter. Wichtig ist, dass sich diese wiederholenden Platzhalter in einer Tabellenzeile befinden, denn diese Zeile wird dann für jede Position wiederholt. Das kannst du einfach mit dem vorhandenen Template und den Beispieldaten ausprobieren.
Das Gleiche haben wir nochmal für den Fall, dass du mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen hast. Dann sieht der Platzhalter so aus: {{USt[].USt}}.
Für die Umsatzsteuer gibt es folgende Platzhalter, die so nicht in den Reitern zu sehen sind: {{USt[].USt}} - Der Steuersatz also z.B. 19
{{USt[].Summe USt}} - Die Summe der Steuer aller Positionen mit diesem Satz.
Im Reiter Kunde kannst du verschiedene Templates für verschiedene Kunden hinterlegen. Die Templates müssen dafür alle im Ordner Resources sein. Falls du deine Vorlage nicht in der Auswahl findest, probier mal den Menüpunkt Erweiterungen >> Rechnungsexpress >> Rechnugsvorlagen Auswahl aktualisieren.
Rechnung generieren
Es ist soweit. Jetzt kannst du in der Sidebar eine Rechnungsnummer auswählen und auf den orangenen Button “Rechnung erstellen” klicken.
Viel Erfolg